“Com planejamento cuidadoso e detalhado, pode-se vencer; com planejamento descuidado e menos detalhado, não se pode vencer. A derrota é mais do que certa se não se planeja nada. Pela maneira como o planejamento antecipado é feito, podemos predizer a vitória ou a derrota.” Sun Tzu, A Arte da Guerra.
Poucas pessoas conhecem a metodologia que vou citar, e estou aqui para clarear horizontes com informações úteis ao seu negócio.
Há quem diga que prevenir é sempre melhor do que remediar, mas, na prática e no dia a dia das empresas, a rotina da prevenção é pouco adotada. Quando se fala em prevenção de perdas, não se busca somente formas de combater roubos e furtos, muito menos a contratação de verdadeiros leões de chácara para ficarem armados e de braços cruzados na frente das empresas: vai muito além disso. A prevenção possui uma visão macro do negócio, avaliando objetivamente desde a metodologia adotada na entrada e saída de mercadorias, crises com clientes exaltados e checagem de sistemas até a adoção de medidas sustentáveis, tais como economia de luz ou água.
Os grandes varejistas, por exemplo, chegam a perder até 2,5% de sua receita líquida em perdas. E isso se dá por investirem uma quantia expressiva (cerca de 30%) em prevenção, enquanto os que não previnem podem chegar a até 10% de perdas da receita, dependendo do modelo do negócio.
Principais motivos de perdas nas empresas
- Quebra operacional (manuseio, venda e controle de estoque e inventário): 30,9%
- Furto externo (fornecedores e clientes): 20,4%
- Furto interno (funcionários e promotores de venda): 20,1%
- Erros administrativos (formação de preço, controle virtual e físico dos estoques no depósito, SAC, entregas de mercadorias erradas): 14,5%
- Fornecedores (erro de preço, custo, validade e quantidade entregue): 9%
- Ações cíveis de danos morais por falta de habilidade na resolução de problemas com clientes (trocas) e ações trabalhistas: 5,2%
O Pentágono de Perdas é uma metodologia que fui aprimorando com o passar dos anos para reduzir custos e aumentar mais rapidamente o lucro das empresas, de forma estratégica e sustentável. Ele é formado por cinco elementos importantes, indispensáveis e que se relacionam.
Pessoas
A falta de capacitação dos colaboradores pode gerar perdas para a empresa. Será que eles estão qualificados para exercer suas funções? Possuem conhecimento de suas competências? Por isso essa capacitação é essencial: os colaboradores precisam estar treinados para aplicar seus conhecimentos. Normalmente as empresas contratam um colaborador “pronto”, mas no dia a dia ele pode não desempenhar seu papel adequadamente, pela necessidade de um treinamento específico para suas atribuições na nova função. Outra questão importante que pode estar gerando perdas para a empresa é o alto turnover de funcionários. Será que essa não conformidade está na falta de preparo dos colaboradores (caiu de paraquedas no setor, poucas instruções do supervisor, pouco conhecimento na área etc.)? Será que a empresa não fornece a teoria, a prática e os equipamentos necessários? Será que é um gerente que não vai com a cara de ninguém? Ou seja, são vários fatores referentes às pessoas na empresa que precisam ser analisados, pois sem as pessoas a empresa não existe. Imagine a empresa como um organismo vivo: sem suas células vivas e saudáveis, ela morre.
Processos
São os procedimentos feitos pela empresa; assim, se eles forem deficientes, a perda é considerável. Portanto, é necessário mapear os processos e ter uma política de gestão, normas, códigos, ISO 9001, programa 5S etc. Por exemplo: se você vai a um banco abrir uma conta, eles possuem um protocolo de atendimento, normas e procedimentos a seguir. Ou seja, como eles devem abrir uma conta para o cliente? Existe todo um passo a passo para isso. De que adianta ter uma pessoa capacitada se ela não sabe o que fazer em sua função? Exemplo: você pode treinar um colaborador recém-contratado; nos primeiros anos ele vai manter seu serviço em alto nível (“preciso me doar, mostrar que sou bom”). Posteriormente, ele vai pensar: “opa, já estou há anos na empresa, já domino isso aqui de olhos fechados” (aumento de confiança) e, como consequência, alguns procedimentos podem ser esquecidos. Por isso é necessária a reciclagem por meio de treinamentos; dessa forma, os colaboradores estarão sempre atualizados com os novos métodos do mercado e, como consequência, diminuirão as chances de esquecer algum procedimento importante. Pois, de grão em grão, sem que ninguém perceba, isso pode estar custando caro para a empresa, e ela nem sonha com isso.
Tecnologia
Sem a tecnologia adequada para os devidos setores, a perda é evidente. Para que todos os elementos citados possam acontecer em harmonia, precisamos da tecnologia: softwares para gerenciamento, monitoramento das operações, entre outros. A tecnologia foi feita para facilitar e otimizar as tarefas do nosso dia a dia, mas, se ela não for escolhida da forma correta, a empresa pode ser prejudicada. Por exemplo: uma empresa que fornece software para caixas de supermercados. Se esse sistema cair justo no horário de pico do local, o que acontece? Bom, será que foi feito um levantamento de em quanto tempo essa empresa fornece assistência? Uma hora? Duas horas? Dependendo do tempo, eles vão perder clientes e ainda receber reclamações, e aí vai virar um efeito dominó, denegrindo a imagem da empresa. Conclusão? A tecnologia facilita muito, mas, se não for analisada da forma correta, pode prejudicar muito também.
Auditoria
A falta de auditoria, ou uma auditoria mal efetuada, gera perdas na empresa. A auditoria tem que ser aplicada constantemente nos processos realizados, não com a postura rígida de um policial, mas sim de prevenção: apontando os erros e mostrando as soluções, aplicando as medidas junto com o responsável do setor, apresentando relatórios de cada segmento etc. Com isso, podemos classificar o nível dos riscos que a empresa possui: A = alto, M = médio e B = baixo.
Indicadores
Dessa forma, vão começar a aparecer os indicadores de perdas. Quando não se têm os indicadores, é difícil analisar onde podem ocorrer as perdas no seu negócio. Assim, com os indicadores de perdas analisados, aplicam-se metas qualitativas para que o determinado setor tenha maior eficiência na sua operação e alcance seu objetivo por completo.
O objetivo deste artigo é fazer com que a prevenção no seu negócio seja analisada com outros olhos, pois o desenvolvimento e a aplicabilidade dessa metodologia garantem uma auditoria de qualidade, conseguindo resultados na redução de perdas, um maior controle e o aumento dos lucros com rapidez. Isso faz com que o retorno do investimento em uma consultoria de diagnóstico e implantação aconteça antes do planejado.
“O maior atrativo em prevenção é que, a cada real economizado, aumenta-se um real no lucro, diretamente. A prática demonstra que é mais rápido, fácil e barato prevenir perdas do que aumentar as vendas.”
